Administre su subvención SVOG

• Orientación posterior a la solicitud 
• Preguntas frecuentes acerca de las subvenciones para operadores de locales cerrados
• Preguntas frecuentes después de recibir una subvención: Respuestas a preguntas frecuentes de beneficiarios de la SVOG

• Sesión informativa sobre control, auditoría y cumplimiento (solo en inglés)
• Horario de oficina de SVOG de abril: informe de gastos, cierre e información sobre cómo conectarse con su especialista en administración de subvenciones (solo en inglés)
• Introducción a los requisitos de auditoría SVOG y la Auditoría Única (solo en inglés)

Uso permitido de los fondos

Los fondos pueden utilizarse para gastos específicos, que incluyen:

• costos de la nómina
• pagos del alquiler
• pagos de servicios públicos
• pagos programados de la hipoteca (sin incluir el pago anticipado del principal)
• pagos de deudas programadas (sin incluir el pago anticipado del principal) por cualquier deuda contraída en el curso ordinario de los negocios antes del 15 de febrero de 2020)
• gastos de protección de los trabajadores
• pagos a contratistas independientes (que no excedan de $100,000 de compensación anual por empleado individual de un contratista independiente)
• otros gastos comerciales ordinarios y necesarios, incluidos los gastos de mantenimiento
• costos administrativos (incluidos honorarios y licencias)
• impuestos y honorarios estatales y locales
• arrendamientos operativos en vigor a partir del 15 de febrero de 2020
• pagos del seguro
• publicidad, el transporte de la producción y los gastos de capital relacionados con la producción de una producción teatral o producciones de artes escénicas en vivo (no puede ser el uso principal de los fondos)

Los beneficiarios no pueden utilizar los fondos para:

• comprar bienes raíces
• pagar préstamos originados después del 15 de febrero de 2020
• hacer inversiones o préstamos
• hacer contribuciones u otros pagos a, o en nombre de, partidos políticos, comités políticos o candidatos a una elección
• pagar cualquier otro uso prohibido por la Administradora

Mantenimiento de registros por el beneficiario:

Los beneficiarios deberán mantener documentación que demuestre que cumplen con los requisitos de elegibilidad y otros requisitos del Programa de subvenciones SVOG. Deben conservar los registros de empleo durante cuatro años después de recibir una beca y conservar todos los demás registros durante tres años.

Las acciones presupuestarias finales se están expidiendo actualmente conforme se finaliza la expedición de fondos SVOG. Si tiene alguna acción presupuestaria pendiente relacionada con una decisión de otorgación de fondos, complétela lo antes posible para que podamos terminar su otorgación de fondos SVOG. Los especialistas en administración de subvenciones serán asignados después de que se hayan finalizado la otorgación de fondos y se hayan enviado las acciones presupuestarias finales.

• Cómo prepararse para presentar su presupuesto final   (solo en inglés)
• Cómo presentar su presupuesto final   (solo en inglés)
• Inicie sesión en el portal de SVOG (solo en inglés)
• Beneficiarios activos y sesión informativa de clausura: Discusión sobre presupuesto (solo en inglés)

El informe de gastos es el primer paso en el proceso de cierre. El informe de gastos se enviará después de que se haya aprobado el presupuesto final y estará disponible durante el resto del plazo de la subvención. Los beneficiarios tendrán 120 días para completar su informe de gastos a partir del fin del plazo de su subvención (anotado como la fecha "hasta" del período presupuestario en su aviso de otorgación de fondos más reciente, Formulario 1222, Casilla 5).

El informe de gastos solo está disponible actualmente para beneficiarios con presupuestos finales aprobados. Por favor monitoree su correo electrónico para recibir avisos sobre el informe de gastos y asegúrese de completar cualquier trámite solicitado en su portal de beneficiario.

• Cómo preparar y enviar su informe de gastos (solo en inglés)
• Entre al portal SVOG (solo en inglés)
• Beneficiarios activos y sesión informativa de clausura: Discusión sobre el presupuesto (solo en inglés)
• Horario de oficina de abril: Discusión sobre el informe de gastos (solo en inglés)

Por lo general, se requiere que los beneficiarios que gasten un total de $750,000 o más de fondos federales en un año fiscal determinado completen una auditoría independiente. Para obtener más información sobre los requisitos de auditoría, consulte los vídeos de nuestros seminarios web que aparecen a continuación.  Los beneficiarios de SVOG que hayan recibido al menos $500,000 deberían de haber recibido una acción de informe de auditoría que les hayan indicado si deben completar o no una auditoría. Por favor, vigile su portal SVOG para la acción de informe de auditoría.

Si recibió menos de $500, 000 de fondos SVOG y gasta en total más de $750,000 de fondos federales en un año fiscal determinado, comuníquese con su especialista en administración de subvenciones para solicitar una acción de informe de auditoría.

Serie de seminarios virtuales en inglés sobre auditoría SVOG

• Introducción a los requisitos de auditoría SVOG y la Auditoría Única
• Auditoría y suplemento de cumplimiento
• Requisitos de auditoría para entidades con fines de lucro

Recursos útiles en inglés relacionados con la auditoría

• Guía Uniforme (2 CFR 200)
• Suplemento de Cumplimiento OMB 2022
• Auditoría Única | AICPA
• Documentos de orientación SVOG y preguntas frecuentes
• Requisitos de auditoría de la SVOG para entidades con fines de lucro: Entidades que utilizan la contabilidad basada en valores de caja
• Requisitos de auditoría de la SVOG para entidades con fines de lucro: Entidades que utilizan la contabilidad en base de devengo

La supervisión consiste en un examen de los beneficiarios dirigido por la SBA para determinar si los fondos concedidos se han utilizado para fines admisibles. Todas las subvenciones federales incluyen la supervisión y todos los beneficiarios de la SVOG deben estar preparados para ello. La SBA utiliza un sistema de supervisión basado en el riesgo para seleccionar a los beneficiarios que van a ser supervisados. La SBA le notificará si ha sido seleccionado para la supervisión. 

Si ha sido seleccionado para la supervisión, recibirá una notificación en el portal y un correo electrónico de la SBA notificándole que hay un elemento de acción pendiente de respuesta. El elemento de acción proporcionará el alcance de la supervisión y la información y documentación que debe proporcionar.  

Los eventos de supervisión pueden comenzar mientras el concesionario está ejecutando activamente su adjudicación. La SBA también puede iniciar una revisión de supervisión una vez que se haya iniciado la fase de cierre o después de que se haya cerrado la concesión de la subvención.

Recursos útiles en inglés

• Video de introducción a la fase de supervisión (10 min.)
• Seminario web acerca de lo que puede esperar durante la fase de supervisión (una hora)
• Orientación tras el proceso de solicitud
• Preguntas frecuentes tras la adjudicación: Respuestas a preguntas comunes de los beneficiarios SVOG

La SBA no puede completar el cierre de la subvención si se da alguna de las siguientes condiciones: un evento de supervisión abierto, problemas de auditoría no resueltos o un elemento de acción no resuelto.

Una vez que su informe de gastos haya sido aprobado, la SBA publicará su SF-425. La aprobación del SF-425 finalizará el cierre.

Los beneficiarios deben conservar la documentación que demuestre el cumplimiento de los requisitos de elegibilidad y otros requisitos del programa SVOG después de su cierre. Los periodos de conservación de los documentos son de cuatro años tras la recepción de una subvención para los registros de empleo, y de tres años para todos los demás registros.

• Seminario web sobre los requisitos de cierre de SVOG
• Orientación posterior a la solicitud SVOG
• Pregunas frecuentes de orientación posterior a la solicitud SVOG

Tal como se explica en la pregunta frecuente 24 posterior a la adjudicación, cualquier fondo SVOG no utilizado o revocado debe ser devuelto a la SBA. Si la suma total de los gastos enumerados en su informe de gastos es inferior al total de la subvención SVOG desembolsada, la SBA emitirá instrucciones de reembolso para cobrar los fondos no utilizados. Si todos o algunos de sus fondos de SVOG son revocados, la SBA se pondrá en contacto con usted para darle más información.

Por favor, asegúrese de confirmar la cantidad de su monto total con su especialista en administración de subvenciones antes de reiniciar sus pagos.

Si los fondos de la SVOG se utilizaron para comprar equipo o suministros no utilizados con un valor de mercado actual de $5,000 o más, los beneficiarios deben:

1. Mantener registros que contengan una descripción del equipo, el número de serie u otro número de identificación, la fuente de financiación de este (incluido el número de identificación de la concesión federal), el nombre del titular, el costo de adquisición, la ubicación, el uso y el estado del equipo, y cualquier información sobre la disposición final, incluida la fecha de disposición o el precio de venta del bien.
2. Realizar un inventario físico del equipo al menos cada dos años y contrastarlo con los registros existentes.
3. Desarrollar y aplicar un sistema de control para proteger el equipo de pérdidas, daños y robos. Cualquier pérdida, robo o daño debe ser investigado.
4. Mantener adecuadamente el equipo en buen estado.
5. A fin de garantizar la mayor ganancia posible, siga los procedimientos adecuados para la venta de cualquier equipo.
    

Si un beneficiario se deshace de equipo adquirido con fondos de la SVOG que tiene un valor justo de mercado superior a $5000, o tiene la intención de hacerlo en algún momento, el beneficiario debe solicitar las instrucciones de disposición como parte del informe de gastos.

Las preguntas frecuentes después de la adjudicación números 55 a 60 entran a más detalle sobre los requisitos de cumplimiento de la propiedad. Equipo con un valor de mercado inferior a $5,000 (por unidad) en el momento del cierre de la subvención se podrán conservar o vender sin que se activen los pagos. La SBA supondrá que cualquier equipo con un valor justo de mercado de $5,000 o más se conservará para su uso continuado, a menos que el concesionario solicite instrucciones de disposición como parte de su respuesta al informe de gastos. Para obtener más información sobre los requisitos de cumplimiento de la propiedad, comuníquese con el especialista que administra su subvención.

Según la norma 2 CFR 200.305 y la pregunta frecuente 153, los beneficiarios deben mantener sus subvenciones en cuentas que generen intereses, con un límite de $500 al año en los intereses generados por los depósitos de fondos de subvenciones. Cualquier interés que supere los $500 debe remitirse al Sistema de Gestión de Pagos del Departamento de Salud y Servicios Humanos.

• ¿Qué pueden hacer los becarios con los intereses generados por los fondos de la SVOG que estaban en su cuenta bancaria?

Los intereses de hasta $500 al año pueden guardarse para gastos administrativos.

• ¿Qué hacen los beneficiarios con los intereses superiores a $500?

Cualquier interés adicional obtenido debe ser enviado al Sistema de Gestión de Pagos (PMS, por sus siglas en inglés) del Departamento de Salud y Servicios Humanos. Los fondos deben ser enviados electrónicamente a través de la red de la Cámara de Compensación Automatizada (ACH, por sus siglas en inglés) o un pago del Servicio de Fondos Fedwire.
Los beneficiarios deben enviar tanto el pago como una explicación o nota que indique: "Este reembolso es para los intereses de la subvención para operadores de locales cerrados de Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés) número(s) SBAHQ21SV______".
El número completo de la subvención se encuentra en su notificación de concesión (formulario 1222 de la SBA).

• ¿Dónde debe enviar el beneficiario el pago de intereses?

Cuando devuelva los intereses a PMS debe incluir lo siguiente según corresponda:

• ¿Tiene más preguntas sobre el pago de intereses?

Consulte las instrucciones de reembolso (en inglés) más actualizadas.
Puede llamar al servicio de atención al cliente del Sistema de Gestión de Pagos del Departamento de Salud y Servicios Humanos al 877-614-5533 o a PMSSupport@psc.hhs.gov.

Para obtener asistencia técnica en el portal de la Subvención para operadores de locales cerrados, como el restablecimiento de su contraseña, sugerencias para el navegador o cómo utilizar la autenticación multifactorial con una aplicación y el código QR, los beneficiarios pueden enviar un correo electrónico a svogrant@sba.gov o llamar al 1-800-659-2955. Si es usted sordo, tiene problemas de audición o tiene una discapacidad del habla, marque el 7-1-1 para acceder a los servicios de retransmisión de telecomunicaciones. El centro de llamadas está abierto de las 8:00 a.m. a 8:00 p.m. hora del este, de lunes a viernes.