Programa de privacidad de la SBA

El propósito de la Ley de privacidad es equilibrar la necesidad del gobierno de almacenar información sobre las personas con los derechos de las personas a ser protegidas contra las invasiones injustificadas de su privacidad que resulten de la recopilación, el mantenimiento, el uso y la divulgación de información personal. En general, la Ley de Privacidad se centra en cuatro objetivos estratégicos básicos:

• Restringir la divulgación de los registros personalmente identificables que mantengan las agencias
• Conceder a las personas mayores derechos de acceso a los registros de la agencia que se mantengan sobre ellos/ellas
• Conceder a las personas el derecho a solicitar la modificación de los registros de la agencia que se mantengan sobre ellos al demostrar que los registros no son exactos, relevantes, oportunos o completos
• Establecer un código de "prácticas de información justas" que requiera que las agencias cumplan con las normas estatutarias de recopilación, mantenimiento y difusión de registros

La Ley de Privacidad se aplica solo a ciudadanos estadounidenses y a extranjeros admitidos legalmente para la residencia permanente en los Estados Unidos. Se aplica solo a la información personal que mantienen las agencias del poder ejecutivo del gobierno federal.

La Ley de Privacidad se refiere únicamente a la información que se mantiene en un "sistema de registros", lo cual la Ley define como un grupo de registros controlados por una agencia de la cual se obtiene información mediante un identificador único personal, tal como nombre, fecha de nacimiento, número de seguro social o número de identificación del empleador. En la Ley de Privacidad se define además un "registro" como todo conjunto de información identificable individualmente que una agencia pueda mantener sobre una persona. Esos registros pueden incluir una amplia variedad de información personal que incluyen pero no se limitan a información sobre educación, transacciones financieras, antecedentes médicos, antecedentes penales o historial de empleo. Sin embargo, la Ley de Privacidad establece explícitamente que las agencias no pueden mantener información sobre la forma en que las personas ejercen sus derechos de la Primera Enmienda, a menos que el mantenimiento de esa información esté autorizado específicamente por ley, por la persona sobre la que se mantiene el registro o si se vincula a una actividad de cumplimiento de la ley.

Las notificaciones del sistema de registros de la SBA (SORNs) se publican en el Registro Federal y están disponibles en línea en el sitio web de GPO govinfo.

La Ley de Comparación de Datos y Protección de la Privacidad de 1988 amplía aún más la comparación por computadora de registros establecido en la Ley de Privacidad.  Las agencias federales están obligadas a firmar acuerdos por escrito con otras agencias antes de revelar registros para su uso en los programas de comparación de datos. La comparación debe hacerse con al menos dos sistemas automatizados y excluye ciertos programas y condiciones.

• Acuerdo de comparación de datos entre la Agencia Federal de Pequeños Negocios y el Departamento de Seguridad Nacional de los EE. UU., Agencia Federal para el Manejo de Emergencias
• Acuerdo de comparación de datos entre la Agencia Federal de Pequeños Negocios y el Departamento de Asuntos de los Veteranos (VA, por sus siglas en inglés)
• Exención del Programa de Correspondencia Informática de la Agencia Federal de Pequeños Negocios con la Oficina del Servicio Fiscal, Sistema de Trabajo de No Pagar del Departamento del Tesoro de los EE.UU.

A partir de marzo de 2024, el Acuerdo de comparación de datos entre el Departamento de Vivienda y Desarrollo Urbano y los sistemas de préstamos de la Agencia Federal de Pequeños Negocios ha expirado. Se suspenden nuevos esfuerzos hasta nuevo aviso.

La SBA realiza evaluaciones de todos los sistemas de información nuevos y revisados. Estas Evaluaciones de impacto sobre la privacidad (resultados solo en inglés) detallan cómo la SBA trata los problemas de privacidad y protege la información.

Hay dos exenciones generales y siete específicas en la Ley de Privacidad. Las dos exenciones generales cubren:

• Todos los registros mantenidos por la Agencia Central de Inteligencia (no aplicable a la SBA)
• Registros seleccionados mantenidos por una agencia o componente de la misma que realiza como funciones principales cualquier actividad relacionada con la aplicación de las leyes penales (solo utilizado por la Oficina del Inspector General de la SBA)

Además, la Ley de Privacidad proporciona siete exenciones específicas:

1. Información debidamente clasificada en interés de la defensa nacional o la política internacional.
2. Material de investigación recopilado con fines de aplicación de la ley que no esté cubierto por las exenciones generales. La exención específica para la aplicación de la ley está limitada cuando, como resultado del mantenimiento de los registros, se le niega a una persona cualquier derecho, privilegio o beneficio al que tendría derecho por la ley federal o al que tendría derecho en otra circunstancia. En esos casos, se exige la divulgación, salvo cuando se revele la identidad de una fuente confidencial que haya facilitado información al gobierno con la promesa expresa de que la identidad de la fuente se mantendría en secreto.
3.  Información mantenida en relación con la prestación de servicios de protección al presidente de los Estados Unidos o a otras personas que reciben protección del Servicio Secreto.
4. La información que la ley exige que se mantenga y se utilice únicamente como registros estadísticos.
5. Material de investigación recopilado únicamente con el fin de determinar la aptitud, la elegibilidad o las cualificaciones para el empleo civil federal, el servicio militar, los contratos federales o el acceso a información clasificada, pero solo en la medida en que la divulgación de ese material revele la identidad de una fuente que haya facilitado información al gobierno con la promesa expresa de que la identidad de la fuente se mantendría en secreto.
6. Material de pruebas o exámenes utilizado únicamente para determinar las cualificaciones individuales para el nombramiento o el ascenso al servicio federal, pero solo en la medida en que la divulgación de ese material comprometa la objetividad o la equidad del proceso de prueba o examen.
7. Material de evaluación utilizado para determinar las posibilidades de ascenso en las fuerzas armadas, pero solo en la medida en que la divulgación de ese material revele la identidad de una fuente que haya facilitado información al gobierno con la promesa expresa de que la identidad de la fuente se mantendría en secreto.

Nos tomamos su privacidad muy en serio, y hemos creado un proceso por el cual puede presentar formalmente una queja a nuestro Jefe de Privacidad.

Quejas sobre la privacidad con las que podemos ayudar

Aceptamos quejas por escrito sobre:

• Cómo recopila o utiliza la información personal la SBA
• Cómo, cuándo y con quién comparte la SBA la información personal
• El tipo(s) y/o la cantidad de información personal que la SBA recopila
• Cualquier otra preocupación que pueda tener sobre cómo la SBA maneja la información personal y/o su impacto en la privacidad personal

Las quejas sobre la privacidad de una entidad comercial, una corporación o cualquier otra entidad que no sea una persona no están cubiertas por nuestros procedimientos de quejas sobre la privacidad.

Por favor, tenga en cuenta que las solicitudes de acceso, enmienda o corrección de la Ley de Privacidad no son quejas sobre la privacidad. La presentación de una queja no invalida ni sustituye su derecho a buscar una reparación judicial bajo la Ley de Privacidad u otras leyes federales por violaciones de los derechos de privacidad individual.

Presente una queja por violación de privacidad

Para presentar una queja, puede escribir una carta en inglés que incluya:

• Su nombre
• Un resumen de su queja o una descripción escrita de las circunstancias específicas
• Un resumen de otras medidas tomadas, si las hubo, por usted o la SBA para resolver esta queja
• Un método preferido de contacto sobre su queja: una dirección postal, número de teléfono, dirección de correo electrónico o número de fax

Envíenos la carta en inglés por correo electrónico a Privacyofficer@sba.gov o por correo regular a:

U.S. Small Business Administration
Attention: Privacy Officer
409 3rd St. SW, Fourth floor
Washington, DC 20416

Procedimiento de evaluación

Le enviaremos una carta de acuse de recibo dentro de los cinco días hábiles siguientes a la recepción de su queja. Revisaremos y categorizaremos la queja como: Proceso y procedimiento, reparación, operacional o remisión (la remitiremos a la oficina o agencia federal adecuada si no somos los indicados para tratar el asunto).

El Jefe de Privacidad recomendará las medidas necesarias en respuesta a la queja. Le haremos saber una vez que su queja sea cerrada y, por lo general, incluiremos la acción que estamos tomando en respuesta a la queja, si es que la hay.

Nuestro objetivo es revisar y cerrar las quejas dentro de 20 días hábiles. Para las quejas que necesiten más del tiempo regular para cerrar, nos pondremos en contacto con usted para darle una actualización del estado.

Comuníquese en inglés con Stephen Kucharski, Director de Informática y Alto Funcionario de la Agencia para la Privacidad (en funciones) por correo electrónico en privacyofficer@sba.gov o por correo regular:

U.S. Small Business Administration
Attention: Privacy Officer
409 3rd St. SW, Fourth floor
Washington, DC 20416