Obtenga su número de identificación del contribuyente federal y estatal

Su número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) es su identificación del contribuyente federal de su negocio. Lo necesita para pagar impuestos federales, contratar empleados, abrir cuentas bancarias y solicitar licencias y permisos comerciales.

Solicitar un EIN es gratis y deberá hacerlo de inmediato después de registrar su empresa.

Su empresa necesita un número de identificación del contribuyente federal si desempeña cualquiera de las actividades siguientes:

• Paga a empleados
• Funciona como corporación o sociedad
• Presenta declaraciones impositivas para empleo, consumo interno o alcohol, tabaco y armas de fuego
• Retiene impuestos sobre los ingresos (aparte de los salarios) pagados a un extranjero no residente
• Utiliza un Plan Keogh (un plan de pensión con impuestos diferidos)
• Trabaja con determinados tipos de organizaciones

Puede solicitar y recibir un EIN inmediatamente usando la herramienta de asistencia del IRS (solo en inglés). Lo guiará mediante preguntas y le pedirá su nombre, número del seguro social o número de identificación del contribuyente y su estructura empresarial. Si usted es un tercero designado, necesita una autorización firmada para completar su solicitud. Recibirá su identificación del contribuyente federal de nueve dígitos al momento de verificación. No solicite un EIN en cualquier sitio web que le cobre por ello – la solicitud del EIN no tiene costo.  

Si ya tiene un EIN, tal vez deba modificarlo o sustituirlo por uno nuevo si ocurren ciertos cambios en su negocio, dependiendo de la estructura de su empresa y del tipo de cambio ocurrido. Por lo general, necesita un nuevo EIN cuando cambian los propietarios o la estructura de su empresa. Consulte al IRS para saber con certeza si necesita modificar o sustituir su EIN.

No se puede cancelar un EIN porque es un número de identificación federal asignado y permanente. Sin embargo, si ya no necesita su EIN, el IRS puede desactivarlo si su organización no sea exenta, y haya presentado todas las declaraciones de impuestos pendientes y pagado los impuestos adeudados. Ambos la SBA y el IRS tienen asesoramiento sobre el cierre o venta de su negocio.

A veces, alguien puede solicitar un EIN en su nombre para un propósito comercial legítimo. Si recibe un aviso de un EIN que no es o el IRS recomienda que:

• Primero, verifique que no es una solicitud legítima en su nombre.
• Si ha verificado que no fue solicitado en su nombre, denúncielo usando la Declaración Jurada sobre el Robo de Identidad de un Negocio del IRS (PDF).
• Si su EIN fue robado, siga los pasos del IRS para denunciar el robo de identidad comercial (solo en inglés).

La necesidad de un número de identificación del contribuyente del estado depende directamente de si su empresa debe pagar impuestos estatales. A veces podrá utilizar el número de identificación tributaria estatal para otros fines (en inglés), como la protección contra el robo de identidad en el caso de propietarios únicos.

Las obligaciones fiscales difieren a nivel estatal y municipal, así que deberá consultar los sitios web oficiales de su estado.

Para saber si necesita una identificación del contribuyente estatal, investigue y entienda las leyes de su estado respecto a los impuestos a los ingresos y al empleo, las dos formas más comunes de impuestos estatales para las pequeñas empresas.

El proceso para obtener un número de identificación del contribuyente estatal es similar al federal, pero varía con el estado. Tendrá que consultar a su gobierno estatal para pasos específicos.

Siete estados no aplican impuesto sobre los ingresos (en inglés) y otros dos lo aplican solamente a los provenientes de dividendos. Los estados que gravan los ingresos calculan el monto de acuerdo con la estructura de la empresa.

También los impuestos al seguro de desempleo y el seguro de compensación de los trabajadores varían con los estados. Entienda estas y otras implicaciones en el cálculo de los costos de lanzamiento y la elección de una estructura empresarial.

Visite el portal del gobierno de su estado para saber si necesita obtener un número de identificación del contribuyente estatal para pagar los impuestos estatales.