Directrices de calidad de la información

Los propósitos de estas Directrices de Calidad de la Información ("Directrices") son:

• asegurar y maximizar la calidad, objetividad, utilidad e integridad de la información, incluida la información estadística, difundida por la Agencia Federal de Pequeños Negocios (SBA, por sus siglas en inglés)
• establecer un mecanismo administrativo que permita a las personas afectadas buscar y obtener una corrección de la información que mantiene y difunde la SBA si no cumple con las directrices de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) o con estas Directrices
• cumplir con las "Directrices para garantizar y maximizar la calidad, objetividad, utilidad e integridad de la información difundida por las agencias federales" de la OMB, en vigor desde el 3 de enero de 2002, 67 FR 8452 (22 de febrero de 2002) ("Directrices de la OMB")

• Fecha de implementación: la SBA aplicará estas directrices a partir del 1 de octubre de 2002.
• Fecha de aplicación: estas Directrices son aplicables a la información que la SBA difunda a partir del 1 de octubre de 2002. A partir del 1 de octubre de 2002, las Directrices requieren que la SBA revise dicha información para asegurar su calidad, antes de que la SBA la difunda al público.

La única excepción a esta fecha de aplicación general es que el mecanismo administrativo descrito en la sección "Mecanismo administrativo para solicitar la corrección de la información de la SBA" de estas Directrices se aplica a toda la información que la SBA difunda a partir del 1º de octubre de 2002, independientemente de la fecha en que la SBA la haya creado o difundido por primera vez. La SBA considera que la información se difunde continuamente al público si la SBA sigue confiando en esa información como base para sus decisiones relativas a las responsabilidades del programa de la SBA, o en la que la SBA confía como datos oficiales y autorizados del gobierno. Por lo tanto, esa información está sujeta al mecanismo administrativo del párrafo nueve de las presentes Directrices, incluso si la SBA difundió por primera vez esa información antes del 1º de octubre de 2002. Sin embargo, la información que la SBA difundió por primera vez antes del 1º de octubre de 2002 y que la SBA mantiene en su sitio web u otro lugar de acceso público pero que la SBA ni sigue utilizando para la adopción de decisiones ni se basa en ella como datos oficiales y autorizados del gobierno, no se considera continuamente difundida después del 1º de octubre de 2002. En cambio, se considera que esa información es información "archivada" y, por lo tanto, no está sujeta al mecanismo administrativo del párrafo nueve de las presentes Directrices.

Consulte el párrafo 11 de estas Directrices para conocer las restricciones a la ejecución de las mismas en las decisiones de la SBA.

El Jefe de Información de la SBA es responsable del cumplimiento por parte de la SBA de las Directrices de la OMB, y de las actividades de la SBA de acuerdo con estas Directrices, excepto las actividades de la Oficina del Inspector General (OIG, por sus siglas en inglés) y la información difundida por ella.

La OIG emitirá sus propias directrices para cumplir con las Directrices de la OMB, y dichas directrices regirán las actividades de la OIG y la información difundida por la OIG que estaría sujeta a las Directrices de la OMB.

Cuando la SBA utiliza los siguientes términos en estas Directrices, tienen los siguientes significados o conceptos:

Información se entiende como toda comunicación o representación de conocimientos, hechos o datos, en cualquier medio o forma, incluidas las formas textuales, numéricas, gráficas, cartográficas, narrativas o audiovisuales. Esto incluye la información que la SBA difunde desde los propios sitios web oficiales de la SBA, pero no incluye el suministro de hipervínculos o enlaces a la información que otros difunden. No incluye opiniones, en las que la presentación deja claro que lo que se ofrece son las opiniones de alguien y no los puntos de vista de la SBA.

Información gubernamental se entiende como la información creada, reunida, procesada, difundida o eliminada por o para el gobierno federal.

Diseminación o Difundir significan que la SBA inició o endosó la distribución de información al público. Si una determinada difusión de información no está contemplada en estas directrices porque no es "iniciada o endosada por la SBA", las directrices pueden seguir aplicándose a una difusión posterior de esa información en la que la SBA adopte, respalde o utilice la información para formular o apoyar un reglamento, una orientación u otra decisión o posición.

"Distribución iniciada o endosada por la SBA" no incluye:

• La distribución limitada a empleados del gobierno o contratistas o recipientes de subvenciones de la SBA
• Distribución destinada a limitarse al uso o intercambio intra o interinstitucional de información gubernamental
• Respuestas a solicitudes de registros de agencias bajo la Ley de Libertad de Información, la Ley de Privacidad o la Ley del Comité Asesor Federal
• La distribución limitada a la correspondencia con individuos o personas
• Comunicados de prensa o comunicaciones similares que anuncien, apoyen un comunicado o den a conocer públicamente información que la SBA haya difundido en otros lugares
• Registros de archivo
• Archivos públicos
• Distribución destinada a limitarse a citaciones o procesos de adjudicación (por ejemplo, las conclusiones y determinaciones que la SBA hace en el curso de adjudicaciones que implican a partes específicas)
• Los resultados de la investigación y los hallazgos publicados o difundidos por un contratista o recipiente de una subvención de la SBA de la misma manera que sus colegas académicos
• Los resultados de la investigación y las conclusiones publicadas o difundidas sobre la base de la decisión del contratista o el beneficiario de la subvención de difundir la información y la determinación del contenido y la presentación de la difusión (aun si la SBA retiene la propiedad u otros derechos de propiedad intelectual porque la SBA pagó por la investigación)
• La información recibida por la SBA de conformidad con y de acuerdo con sus autoridades de aceptación de regalos en las secciones 5(b)(9), 7(k)(2), o 8(b)(1)(G) de la Ley de Pequeñas Empresas (15 U.S.C. §§634(b)(9), 636(k)(2), y 637(b)(1)(G)) y luego difundida por la SBA de acuerdo con dicha autoridad y los reglamentos y/o políticas de aplicación

"Distribución iniciada o endosada por la SBA" sí incluye:

• Información preparada por una parte externa y difundida por la SBA de una manera que sugiere razonablemente que la SBA está de acuerdo con la información y/o que la información representa los puntos de vista de la SBA
• Información que la SBA dirige a una parte externa para que la difunda en su nombre, o que la SBA revisa y aprueba antes de su publicación

Calidad es un término amplio que comprende la utilidad, la objetividad y la integridad.

Utilidad se refiere a la conveniencia de la información para sus destinatarios, incluido el público. Al evaluar la utilidad de la información para el público, la SBA considerará los usos de la información, no sólo desde la perspectiva de la SBA sino también desde la perspectiva del público. Cuando la transparencia de la información sea pertinente para evaluar la utilidad de la información desde la perspectiva del público, la SBA considerará el asunto de la transparencia cuando examine la información antes de difundirla.

Objetividad implica dos elementos distintos, la presentación y la sustancia:

• Presentación implica la difusión de información de manera precisa, clara, completa e imparcial. Esto implica si SBA está presentando la información dentro del contexto apropiado. Esto puede significar que la SBA debe difundir otra información junto con la información difundida, a fin de asegurar una presentación precisa, clara, completa e imparcial. La SBA debe identificar las fuentes de la información difundida, en la medida de lo posible, sin dejar de respetar las protecciones de confidencialidad. Cuando la SBA difunde información financiera o estadística influyente, la SBA también debería difundir los datos y modelos de apoyo, de modo que el público pueda evaluar por sí mismo si puede haber alguna razón para cuestionar la objetividad de las fuentes. La SBA debe disponer de una documentación completa, exacta y transparente, y debe identificar y revelar a los usuarios cualquier fuente de error que afecte a la calidad de los datos.
• Sustancia implica un enfoque para asegurar una información precisa, confiable e imparcial. En el contexto de la información financiera o estadística, la SBA debe generar los datos originales y de apoyo, y debe desarrollar los resultados analíticos utilizando métodos estadísticos y de investigación sólidos.

Integridad se refiere a la seguridad de la información, protección de la información contra el acceso o la revisión no autorizados, para garantizar que la información no se vea comprometida por la corrupción o la falsificación.

Influyente se aplica únicamente a la información científica, financiera o estadística, y significa que la SBA puede determinar razonablemente que la difusión de esa información tendrá o tiene un efecto claro y sustancial en importantes políticas públicas o en importantes decisiones del sector privado.

Información financiera es la información relativa a la gestión por la SBA de sus fondos asignados y de sus programas de préstamos e inversiones.

Información estadística es una colección de datos numéricos.

Reproducibilidad significa que la información es capaz de ser reproducida sustancialmente, con un grado aceptable de imprecisión. En lo que respecta a los resultados analíticos, "capaz de ser reproducida sustancialmente" quiere decir que un análisis independiente de los datos originales o de apoyo mediante métodos idénticos generaría resultados analíticos similares, sujetos a un grado aceptable de imprecisión o error.

Directrices de la OMB significan las "Directrices para garantizar y maximizar la calidad, objetividad, utilidad e integridad de la información difundida por las agencias federales", 67 FR 8452 (22 de febrero de 2002) de la Oficina de Administración y Presupuesto.

Declaración de política

La política de la SBA es asegurar y maximizar la calidad, objetividad, utilidad e integridad de la información que difunde al público. La SBA tomará las medidas apropiadas para incorporar los criterios de calidad de la información en las prácticas de difusión de información de la SBA y asegurará la calidad de la información que la agencia difunda en conformidad con las normas establecidas en estas Directrices. La SBA se compromete a integrar el principio de calidad de la información en cada paso del desarrollo de su información, incluida la creación, la recopilación, el mantenimiento y la difusión. La SBA cumplirá con todas las reglas, regulaciones, directivas y guías legales y políticas existentes en cada paso del proceso.

Desarrollo de la información

Cuando la SBA desarrolle la información, utilizará la orientación proporcionada a través de su organización de Arquitectura Empresarial en la construcción de las bases de la información. Esa orientación ayudará a definir los objetivos de la información, los requisitos para compartirla, las necesidades de datos originales y de apoyo y todas las aplicaciones de la información, entre otras cosas. La SBA determinará y documentará todos los requisitos relacionados con la elaboración de esa información.

Adquisición de información

En la etapa de adquisición de información, la SBA seguirá siendo consciente de los posibles problemas de calidad de la información, incluidas su exactitud, actualidad y exhaustividad. Siempre que sea posible, durante el proceso de adquisición de información, la SBA verificará (evaluará la integridad, exactitud, coherencia, actualidad, conveniencia) y validará (evaluará si los datos son apropiados para las medidas que se han recogido para mostrar) los datos reunidos y los ajustará para corregir los problemas. La SBA utilizará las enseñanzas extraídas de este proceso para mejorar sus procedimientos de adquisición de información. La SBA también documentará para los registros de la agencia las limitaciones en los datos y otra información como resultado de los problemas descubiertos durante la etapa de adquisición de información que la SBA no pudo corregir antes de difundir la información.

Mantenimiento de la información

La SBA hará todo lo posible, dentro de sus recursos disponibles, para mejorar la información que mantiene, incluyendo sus sistemas o procesos de datos. La SBA promoverá los comentarios de fuentes internas y externas sobre la calidad de la información de la SBA y considerará la posibilidad de hacer cambios en sus procedimientos de desarrollo y adquisición de información para corregir errores y otros problemas. La SBA llevará a cabo evaluaciones de la calidad de la información, que incluirán revisiones e inspecciones de los datos, comparaciones con otras fuentes de datos similares y la verificación y validación de la información y los datos. La SBA también tomará medidas para asegurar que la información que mantiene permanezca segura contra el acceso no autorizado, la revisión, falsificación o corrupción.

Colecciones de información sujetas a la Ley de Reducción de Trámites (PRA, por sus siglas en inglés)

Cuando la SBA desarrolle nuevas colecciones de información o modifique las existentes sujetas a la Ley de Reducción de Trámites, la SBA hará todo lo posible para asegurar que la recopilación de información resulte en información que será recopilada, mantenida y utilizada de manera consistente con las Directrices de la OMB y estas Directrices. En la presentación del PRA de la SBA a la OMB solicitando la autorización de la OMB sobre las recopilaciones de información nuevas o revisadas (es decir, en la declaración de apoyo al formulario 83-I de la OMB), la SBA se ocupará de su cumplimiento de las Directrices de la OMB y de estas Directrices.

Categorías de información y estándares de calidad

La SBA establecerá dos categorías para la información que la SBA difunde, con sus correspondientes estándares de calidad de la información:

• Nivel I - Influyente
• Se aplica a la información financiera o estadística influyente que difunde la SBA
• Estándar de alta calidad
• Nivel II - Básico
• Se aplica a toda la información que difunde la SBA y que no cae en el Nivel I
• Estándar de calidad básica

Información de nivel I

Tipos de información. La información científica, financiera o estadística influyente que la SBA se encarga de difundir, según se define en estas Directrices, entrará en la categoría de Nivel I. La información de Nivel I estará sujeta a un alto grado de transparencia sobre los datos y métodos que se hayan utilizado, a fin de facilitar la reproducibilidad de dicha información por parte de terceros cualificados.

Estándar de calidad. La SBA aplicará un estándar de calidad a la información de la categoría de Nivel I, y asegurará la utilidad, objetividad e integridad de la información de esta categoría. SBA utilizará métodos estadísticos y de investigación sólidos para generar datos originales y de apoyo, y para desarrollar resultados analíticos. En la medida de lo posible, SBA pondrá los datos y métodos a disposición del público para ayudar a éste a determinar si los resultados analíticos son reproducibles. Sin embargo, la SBA no debe difundir ningún dato o método cuando al hacerlo pueda violar, revelar indebidamente o infringir de otro modo los derechos apremiantes (por ejemplo, la privacidad, los secretos comerciales, la propiedad intelectual y otras protecciones de confidencialidad). Cuando la SBA no ponga a disposición del público los datos y métodos debido a esos derechos apremiantes, aplicará comprobaciones rigurosas a los resultados analíticos y documentará las comprobaciones que haya realizado. En todos los casos, la SBA revelará las fuentes de datos específicas que se hayan utilizado y los métodos y supuestos cuantitativos específicos que se hayan empleado.

Normas de reproducibilidad de los datos originales y de apoyo

Información financiera. Todos los datos utilizados como entrada, incluida la fuente, la definición, el tipo/tamaño, nulo/no nulo, las normas de validación y las normas comerciales, según procedan, se almacenarán y estarán disponibles mientras dure el ciclo de vida de la información financiera. Todas las fórmulas, cálculos y matrices utilizadas en el procesamiento de los datos también estarán disponibles mientras dure el ciclo de vida de la información financiera.

Información estadística. Todos los datos utilizados como entrada, incluida la fuente, la definición, el tipo/tamaño, nulos/no nulos, las normas de validación y las normas comerciales, según procedan, se almacenarán y estarán disponibles mientras dure el ciclo de vida de la información estadística. Todas las fórmulas, cálculos, matrices y supuestos utilizados en el procesamiento de los datos también estarán disponibles mientras dure el ciclo de vida de la información estadística.

Garantía de calidad de la información

Grupo o Panel de Control de Calidad de la Información. La SBA llevará a cabo un proceso interno de revisión por pares de toda la información financiera o estadística influyente que la agencia planee difundir, antes de difundir dicha información. (Los estados financieros compilados por la SBA de conformidad con la Ley del Director Financiero de 1990 no estarán sujetos al examen del Grupo de Control de Calidad de la Información porque existe un proceso bien establecido para examinar esos estados que supera el nivel de examen del grupo). La Oficina del Jefe de información (OCIO, por sus siglas en inglés) de la SBA establecerá un grupo de control de calidad de la información a los efectos de llevar a cabo el proceso de examen interno por pares. El grupo de garantía de la calidad de la información estará integrado por representantes de las Oficinas de los Viceadministradores Asociados y otras oficinas importantes.

Procedimiento. La oficina de programa responsable de crear y mantener la información financiera o estadística influyente que se vaya a difundir presentará dicha información, antes de que se difunda al público, al Grupo de Control de Calidad de la Información. La oficina del programa hará una presentación de la información que se ha de difundir, incluidos los datos, la base de los datos y la documentación de los datos y los métodos utilizados para obtenerlos. El Grupo de Control de Calidad de la Información revisará la información y determinará si la información cumple con estas Directrices y si es capaz de ser reproducida sustancialmente, tal como lo requieren las directrices de la OMB y estas Directrices. La oficina del programa no debe difundir la información al público a menos que y hasta que el Grupo de Control de Calidad de la Información haya autorizado la información para su difusión.

El Grupo de Control de Calidad de la Información también asesorará a la oficina del programa sobre las medidas recomendadas para documentar mejor la base de la información y/o mejorar las prácticas de control de calidad de la información de la oficina del programa.

Información de nivel II

Tipos de información. Toda la información que la SBA difunda, si no está bajo la categoría de Nivel I tal como se define en estas Directrices, entrará en la categoría de Nivel II. El Nivel II estará sujeto a un grado apropiado de transparencia sobre los datos y métodos que se utilizaron, dependiendo de las circunstancias.

Estándar de calidad. La SBA aplicará un estándar de calidad básica a la información de la categoría de Nivel II, y asegurará la utilidad, objetividad e integridad de la información de esta categoría.

General

Los administradores de la SBA son responsables de examinar la calidad (incluida la utilidad, objetividad e integridad) de la información antes de que ésta se difunda. Los administradores de la SBA estarán preparados para comprobar la calidad de toda la información elaborada, mantenida y difundida bajo su gestión y responsabilidad.

Datos abiertos

Los administradores de la SBA deben asegurarse de que, en el caso de que la información sea originalmente reunida o elaborada por otras agencias federales que estén a disposición del público en una difusión interinstitucional, cada agencia es responsable de la calidad de la información que aporte, y que esa responsabilidad se comunique claramente al público.

Los administradores de la SBA deben proporcionar al público suficiente documentación sobre cada conjunto de datos publicados para permitir a los usuarios de los datos determinar la aptitud de los mismos para el propósito para el que los terceros pueden considerar su utilización. Las prácticas sólidas pueden incluir la elaboración de una plantilla o marco estándar que proporcione a los usuarios de los datos la información pertinente. La salvaguarda o protección de la privacidad y la confidencialidad es vital en el contexto de los datos abiertos.

Los administradores de la SBA deben considerar la posibilidad de utilizar las fuentes de datos existentes, tanto de dentro como de fuera de la agencia, con fines estadísticos y de investigación, protegiendo al mismo tiempo la privacidad y la confidencialidad.

Ley de Reducción de Trámites (PRA, por sus siglas en inglés)

Al diseñar o mejorar los sistemas de reunión de datos, los administradores de la SBA deben solicitar activamente comentarios de sus agencias de estadística, investigación y evaluación sobre los posibles usos posteriores. Las agencias deben describir esos usos en la solicitud de reunión de información presentada a la OMB para su revisión bajo los términos del PRA.

Privacidad

Si los administradores de la SBA están considerando la posibilidad de realizar un análisis secundario de los datos que incluyen información de identificación personal, las agencias deberían coordinarse con su funcionario superior de privacidad para cumplir todos los requisitos y gestionar los riesgos de la privacidad.

Datos con potencial estadístico

Los administradores de la SBA deberán consultar con el equipo de Arquitectura Empresarial de la SBA para asistir en el desarrollo de procedimientos para documentar y comunicar claramente la calidad de los datos administravos que tengan el potencial para utilizarse con fines estadísticos.

Datos científicos

En conformidad con el Memorando de 2010 para los Jefes de Departamentos y Agencias Ejecutivas de la Oficina de Política Científica y Tecnológica: Integridad Científica, los administradores de la SBA deben asegurar que la información influyente se comunique de manera transparente "incluyendo una clara explicación de los supuestos subyacentes, una contextualización precisa de las incertidumbres y una descripción de las probabilidades asociadas tanto a las proyecciones optimistas como a las pesimistas, incluyendo los escenarios de los mejores y los peores casos".

Modelos de datos

Cuando una agencia haya realizado un análisis utilizando un conjunto especializado de código informático, el código informático utilizado para procesarlo debe ponerse a disposición del público para su posterior análisis, si ello es compatible con las leyes y políticas aplicables.

Información no gubernamental

Los administradores de la SBA deben asegurarse de que cuando utilicen fuentes no gubernamentales para crear información influyente comuniquen al público información suficiente sobre las características de los datos y el análisis, incluido su alcance (por ejemplo, temporal o demográfico), los protocolos de generación y cualquier otra información necesaria para que el público pueda reproducir las conclusiones de las agencias.

Acceso a los datos y consideración de su protección

Los administradores de la SBA deben dar prioridad a un mayor acceso a los datos y los marcos analíticos (por ejemplo, los modelos) utilizados para generar información influyente. Todas las divulgaciones de datos deben ser coherentes con los requisitos estatutarios, reglamentarios y normativos de protección de la privacidad y la confidencialidad, los datos de propiedad y la información comercial confidencial.

Los administradores de la SBA deberían explorar métodos que proporcionen un acceso más amplio a los conjuntos de datos, reduciendo al mismo tiempo el riesgo de divulgación de información personal identificable. En particular, el acceso escalonado ofrece formas prometedoras de hacer que los datos estén ampliamente disponibles, protegiendo al mismo tiempo la privacidad. La aplicación de esos enfoques debe ser compatible con los principios de la gobernanza ética, que incluyen el empleo de prácticas sólidas de seguridad de los datos, la protección de la privacidad de las personas, el mantenimiento de la confidencialidad prometida y la garantía de un acceso y un uso adecuados.

Revisión de la OCIO y del Grupo de Garantía de Calidad de la Información

Los administradores de la SBA deben consultar con la OCIO para que les ayude a determinar si toda nueva información, creada y mantenida por sus oficinas y que se vaya a difundir al público, corresponde a la categoría de Nivel I descrita en las presentes Directrices y está sujeta a la correspondiente norma de alta calidad. El Jefe de Información, a su discreción, podrá convocar al Grupo de Control de Calidad de la Información para que examine la información que se ha de difundir y formule una recomendación sobre si la SBA debe considerar que la información corresponde al Nivel I o al Nivel II.

Revisando para el Nivel I - Influyente

Al revisar la información para determinar si dicha información cae dentro del estándar de Nivel I - Influyente, la SBA primero determinará si dicha información es "información científica, financiera o estadística". Si no lo es, entonces la información cae dentro del Nivel II. Si es así, entonces la SBA determinará si dicha información es "influyente", tal como se define en estas Directrices.

Al determinar si la información "tendrá o tiene un impacto claro y sustancial", la SBA decidirá si ese impacto tiene una alta probabilidad de producirse. Si es solo discutible que tal impacto pueda ocurrir, o si se trata de un juicio ajustado, entonces la información puede no ser considerada influyente. Al determinar si el impacto se producirá en "políticas públicas importantes o en decisiones importantes del sector privado", la SBA decidirá si el impacto se producirá en decisiones políticas, económicas o similares importantes.

Cuando se utiliza información científica, incluyendo datos o modelos de terceros, para apoyar sus políticas, las agencias deben garantizar el cumplimiento de los requisitos del boletín de calidad de la Información de la OMB para la revisión por pares.

Al realizar la revisión por pares, las agencias deben asegurarse de que se pida a los revisores que evalúen la objetividad de los datos pertinentes y la sensibilidad de las conclusiones de la agencia a los supuestos analíticos. Cuando la información influyente que ha sido revisada por pares cambie significativamente (por ejemplo, como resultado de los comentarios del revisor, el análisis adicional de la agencia o una mayor consideración), la agencia debería realizar una segunda revisión por pares.

En caso de que el gerente de la SBA no pueda determinar el nivel de influencia adecuado, debe recurrir al equipo de arquitectura empresarial de la SBA para que le ayude.

La SBA considerará dos factores para hacer estas determinaciones: la amplitud y la intensidad. La amplitud se refiere a la gama de partes o entidades sobre las que la información tendrá o tiene un impacto claro y sustancial. Es más probable que se considere influyente la información que afecte a una gama amplia, en lugar de estrecha, de partes (por ejemplo, toda una industria en lugar de un sector estrecho o una industria o una sola empresa). La intensidad se refiere al nivel o grado de impacto. Es menos probable que se considere influyente la información que tiene un costo bajo o un impacto modesto en las partes afectadas que la información que tiene un costo alto o un impacto crucial.

General

Los administradores de la SBA son responsables de la calidad de la información bajo su dirección. Los gerentes son responsables de mantener los registros requeridos de la agencia en apoyo de la información creada o mantenida por sus oficinas y luego difundida por la SBA.

Información de nivel I

Los administradores de la SBA que son responsables de la información en la categoría de Nivel I - Influyente se asegurarán de que dicha información tenga un alto grado de transparencia y reproducibilidad. Algunos ejemplos de prácticas que pueden ser necesarias para apoyar la reproducibilidad de la información en esta categoría son:

• justificar que los métodos estadísticos y de investigación utilizados son sólidos
• documentar las descripciones de los métodos y supuestos utilizados
• congelar y archivar el conjunto de datos o las entradas en un modelo
• archivar el código de computadora usado para un modelo
• archivar las fuentes de los datos utilizados
• documentar cualquier discusión sobre fuentes de datos, métodos y supuestos
• evaluar la calidad y la lógica de los resultados analíticos mediante exámenes periódicos
• documentar cualquier limitación de los datos utilizados

Alcance general del mecanismo administrativo

El mecanismo administrativo descrito en las presentes Directrices tiene por objeto permitir a una persona afectada solicitar y obtener la corrección ("Solicitud de corrección" o RFC, por sus siglas en inglés) de la información mantenida y difundida por la SBA que la persona considere errónea, incoherente o que no cumpla con estas Directrices o las Directrices de la OMB.

¿Quién puede presentar una solicitud de corrección?

Cualquier persona afectada puede presentar una solicitud de corrección de acuerdo con estas Directrices. Una "persona afectada" es un individuo, entidad u organización que está usando o ha sido o puede ser beneficiada o perjudicada por la información que la SBA ha difundido o que de alguna otra manera se ve afectada por la información.

¿Cuándo puede una persona afectada presentar una solicitud de corrección?

Una persona afectada puede presentar una solicitud de corrección sólo después de que la SBA difunda la información que la persona afectada afirma estar utilizando o que la afectará o ha afectado.

¿Cuál es la duración prevista para responder a las solicitudes?

Los administradores de la SBA deben asegurarse de que la SBA no tardará más de 120 días en responder a una solicitud de corrección sin el consentimiento de la parte que la solicitó.

¿Cómo y a quién debe presentar una solicitud de corrección una persona afectada?

Una persona afectada puede presentar su solicitud de corrección ante la OCIO de la SBA por uno de los siguientes métodos:

• Correo: presentar una solicitud de corrección por correo, enviando la solicitud por correo, con franqueo pagado de primera clase, a:

Office of Chief Information Officer
ATTN: Data Administrator
U.S. Small Business Administration
409 3rd St. SW, Suite 4000
Washington, D.C. 20416

• Correo electrónico: presentar una solicitud de corrección por correo electrónico en inglés a sbadataadministrator@sba.gov

¿Qué debe incluir una persona afectada en su solicitud de corrección?

La SBA pondrá a disposición del público un formulario estándar e instrucciones que una persona afectada puede utilizar para una solicitud de corrección. Como mínimo, la solicitud de corrección debe:

• identificar a la persona afectada
• indicar cómo se ha visto afectada la persona afectada por la información
• describir detalladamente la información que la persona afectada desea que se corrija, incluyendo el nombre de la información, cuándo la SBA difundió la información y dónde o en qué formato la SBA difundió la información
• especificar por qué la persona afectada cree que la información es errónea por no cumplir las directrices de la OMB o estas Directrices, y proporcionar toda la documentación, información, datos u otros hechos de que disponga la persona afectada en apoyo de su afirmación
• fundamentar la base de la solicitud de corrección examinando por qué la realización de la corrección solicitada por la SBA serviría a las necesidades genuinas y válidas de la SBA o del público, no interrumpiría los procesos de la SBA y solo en la medida apropiada para la naturaleza y la puntualidad de la información en cuestión

Las personas que presenten solicitudes de corrección deben ser conscientes de que llevan la "carga o peso de la prueba" con respecto a la necesidad de la corrección y al tipo de corrección que solicitan.

¿Cómo procesará la SBA las solicitudes de corrección que reciba?

Examen inicial. La OCIO de la SBA examinará la solicitud de corrección para completarla, pero no revisará la solicitud de manera sustantiva. Si OCIO determina que la solicitud de corrección está incompleta, OCIO avisará al solicitante que la SBA no procesará la solicitud. En el caso de las solicitudes de corrección que OCIO considere completas, OCIO asignará un número de seguimiento del caso y remitirá la solicitud de corrección a la oficina del programa de la SBA correspondiente para su procesamiento.

En su respuesta a un RFC, los gerentes de la SBA no deben opinar sobre la posición política del solicitante o de la agencia.

La respuesta de la SBA debe contener una respuesta punto por punto a cualquier argumento sobre la calidad de los datos que figure en el RFC y debe hacer referencia a una revisión por pares que haya considerado directamente la cuestión planteada, si está disponible.

La SBA debe compartir los borradores de las respuestas a las RFC y a las apelaciones con la OMB antes de entregarlos al solicitante para que evalúe el cumplimiento de las normas mencionadas.

Para garantizar la integridad del proceso de apelaciones, la SBA debe asegurarse de que las personas que revisen y respondan a la solicitud de apelación no participen en el examen y la respuesta inicial al RFC.

Revisión y respuesta de la oficina del programa. La oficina del programa de la SBA apropiada, con responsabilidad por la información difundida que es objeto de la solicitud de corrección, revisará la solicitud de corrección. La oficina del programa:

• determinará si la solicitud de corrección es válida (es decir, la persona que la presenta ha declarado que es una "persona afectada"; la solicitud de corrección se refiere a "información" específica "difundida" por la SBA; y la persona afectada ha fundamentado y justificado el fundamento de su solicitud de corrección) y se ha hecho de buena fe (es decir, no es frívola ni especulativa y no se hace únicamente con el fin de acosar a la agencia), en cuyo caso dicha oficina considerará más detenidamente la solicitud de corrección; o es frívola y se hace de mala fe, en cuyo caso dicha oficina rechazará la solicitud de corrección;
• decidirá si la realización de la corrección solicitada por la SBA servirá a las necesidades genuinas y válidas de la SBA o del público y no interrumpirá los procesos de la SBA, teniendo en cuenta la naturaleza y la oportunidad de la información en cuestión, la magnitud del error, la importancia del error en el uso de la información por parte de la SBA o del público y el costo de realizar una corrección. Si la oficina del programa determina que la SBA debe hacer una corrección, la oficina del programa, después de considerar el tipo y el alcance de la corrección solicitada por la persona afectada, hará su propia determinación sobre la acción correctiva que sea apropiada para la naturaleza y la oportunidad de la información en cuestión. Ejemplos de remedios que la SBA puede aplicar son marcar la información, corregirla, retractarse inmediatamente de la información, suspender la información pendiente de corrección y notificar al público que la SBA realizará un trabajo adicional sobre los datos o modelos correspondientes a la información.

La oficina del programa se comunicará con la OCIO sobre el estado de la solicitud de corrección durante el procesamiento. La oficina del programa preparará un borrador de respuesta por escrito para la persona que presente la solicitud de corrección y enviará el borrador de respuesta a la OCIO. La respuesta describirá la decisión de la SBA sobre la solicitud de corrección, incluyendo la acción correctiva (si la hay) que la SBA ha hecho o hará.

La OCIO examinará el proyecto de decisión para determinar si la SBA ha dado a la solicitud de corrección la consideración adecuada. OCIO puede cambiar la propuesta de decisión preparada por la oficina del programa, tras consultar con la oficina del programa. La OCIO finalizará la respuesta de la SBA a la solicitud de corrección y la enviará a la persona que presenta la solicitud de corrección, bajo la firma del Jefe de Información o su representante delegado.

La SBA no está obligada a cambiar el contenido o el estado de la información como resultado de la recepción y/o consideración de una solicitud de corrección por parte de la SBA.

Plazo. La SBA responderá a una solicitud de corrección en un plazo de 60 días a partir de la recepción de una solicitud completa. La OCIO será responsable de supervisar el estado de las solicitudes de corrección (incluida la puntualidad de las respuestas de la SBA a dichas solicitudes) y de comunicarse con el remitente sobre el estado de dichas solicitudes.

¿Cuáles son los procedimientos para solicitar la reconsideración de la respuesta de la SBA a una solicitud de corrección?

Plazo de solicitud de reconsideración. Una persona afectada puede presentar una solicitud de reconsideración de la respuesta de la SBA a la solicitud de corrección de la persona en un plazo de 30 días a partir de la fecha de la carta de respuesta de la SBA. La SBA no procesará las solicitudes de reconsideración presentadas después de ese plazo, aunque la SBA, a su entera discreción, puede hacer la corrección solicitada a pesar de que no procese la solicitud de reconsideración por sí misma según estas Directrices.

Cómo presentar una solicitud de reconsideración. Una persona afectada puede presentar su solicitud de reconsideración ante la OCIO, a través de cualquiera de los métodos descritos anteriormente para presentar una solicitud de corrección.

Contenido de la solicitud de reconsideración. La solicitud de reconsideración debe exponer los fundamentos de la solicitud e incluir como anexos la solicitud de corrección original presentada y la respuesta de la SBA a la misma. La persona afectada debe declarar por qué no está de acuerdo con la decisión de la SBA en respuesta a la solicitud de corrección de la persona y/o con la acción correctiva de la SBA (si la hubiera).

La SBA procesa las solicitudes de reconsideración de la siguiente manera:

• Examen inicial. La OCIO de la SBA examinará la solicitud de reconsideración para verificar que esté completa y a tiempo, pero no revisará sustancialmente la solicitud. Si la OCIO determina que la solicitud de reconsideración no se presentó a tiempo o está incompleta, la OCIO comunicará al solicitante que la SBA no procesará la solicitud. La OCIO remitirá a la oficina del programa de la SBA correspondiente, sólo para su información, todas las solicitudes de reconsideración presentadas fuera de plazo. La OCIO asignará a cada solicitud de reconsideración oportuna y completa el mismo número de seguimiento del caso asignado a la solicitud de corrección subyacente y remitirá dicha solicitud de reconsideración a la oficina del programa de la SBA correspondiente para su procesamiento.
• Revisión y respuesta de la oficina del programa. La oficina o el oficial de la SBA que esté más arriba en la cadena de mando por encima de la oficina o el oficial de la SBA que respondió a la solicitud de corrección original se encargará de las solicitudes de reconsideración, y:

1. Revisará y reconsiderará la respuesta de la SBA a la solicitud de corrección original y el contenido de la solicitud de reconsideración y podrá, a su entera discreción, aprobar la solicitud de corrección.
2. Si considera que la respuesta de la SBA a la solicitud de corrección original no debe cambiar, convocará un panel compuesto por un representante de la oficina del programa y dos miembros del panel procedentes de otras oficinas de la SBA (por ejemplo, la Oficina del Director de Operaciones, la Oficina del Asesor Legal General, la Oficina del Jefe de Información) para revisar la solicitud de reconsideración. La decisión del panel prevalecerá sobre la decisión de la oficina de programas.
3. Preparará un borrador de respuesta escrita a la persona que presenta la solicitud de reconsideración y enviará el borrador de respuesta a la OCIO. La respuesta describirá la decisión de la SBA sobre la solicitud de reconsideración, incluyendo la acción correctiva (si la hay) que la SBA ha tomado o tomará.

La OCIO examinará el proyecto de decisión para determinar si la SBA ha dado a la solicitud de reconsideración la consideración adecuada. La OCIO puede cambiar la propuesta de decisión preparada por la oficina del programa, tras consultar con la oficina del programa. La OCIO finalizará la respuesta de la SBA a la solicitud de reconsideración y la enviará a la persona que presenta la solicitud de reconsideración, bajo la firma del Oficial Jefe de Información o su representante delegado.

Plazo. La SBA responderá a la solicitud de reconsideración en un plazo de 45 días a partir de la recepción de una solicitud oportuna y completa. La OCIO se encargará de supervisar el estado de las solicitudes de reconsideración (incluida la puntualidad de la respuesta de la SBA) y de comunicarse con el solicitante sobre el estado de esas solicitudes.

Mantenimiento de registros

La OCIO mantendrá un registro de la agencia de todas las solicitudes de corrección y de reconsideración presentadas a la OCIO, y todas las respuestas de la SBA a cualquiera de ellas. La OCIO también mantendrá un sistema de seguimiento de dichas solicitudes con el fin de proporcionar informes a la OMB como se requiere en las directrices de la OMB.

Ciertas actividades realizadas por la SBA, durante las cuales la SBA difunde información, ya incluyen un proceso completo de comentarios públicos y en casi todos esos casos la SBA difunde información mediante la publicación de información en el Registro Federal y/o la publicación de dicha información en el sitio web de la SBA junto con una solicitud específica de comentarios públicos. Entre los ejemplos de esas actividades cabe citar

• Avisos de propuestas de elaboración de normas (NPRM, por sus siglas en inglés)
• Solicitudes de observaciones sobre las recopilaciones de información sujetas a la Ley de Reducción de Trámites (PRA, por sus siglas en inglés)
• Evaluaciones o análisis reglamentarios (por ejemplo, evaluaciones en el marco de la Ley de flexibilidad reglamentaria)
• Reglas finales provisionales o finales directas
• Avisos de disponibilidad de fondos y/o anuncios de programas

Por lo general, la información que la SBA difunde en el contexto de esas actividades no estará sujeta al mecanismo administrativo descrito en la sección "Mecanismo administrativo para solicitar la corrección de la información de la SBA" de las presentes Directrices (aunque todos los demás aspectos de las Directrices son aplicables). En cambio, la SBA espera que las personas afectadas que traten de corregir esa información alegando que no cumple las directrices de la OMB o estas Directrices, presenten un comentario a tal efecto de conformidad con las normas que rigen los comentarios públicos relativos a esa actividad. La SBA examinará ese comentario o solicitud de corrección en el próximo documento que la SBA publique sobre la actividad respecto de la cual la SBA haya solicitado comentarios públicos.

Por ejemplo, la SBA publica en el Registro Federal un aviso de propuesta de reglamentación (NPRM, por sus siglas en inglés) y ofrece un período de 60 días para la presentación de comentarios públicos. En ese caso, la SBA espera que una persona que crea que la información difundida a través del NPRM es errónea presente un comentario a tal efecto dentro del período de comentarios de 60 días. La SBA considerará ese comentario en la norma final que la SBA emita en base a ese NPRM y hará las correcciones a la información difundida que la SBA considere apropiadas. Si la persona presenta una solicitud de corrección el día 61º bajo el mecanismo administrativo descrito en la sección "Mecanismo administrativo para solicitar la corrección de la información de la SBA" de las presentes Directrices, la SBA se reserva el derecho de no considerar la solicitud.

En circunstancias inusuales, la SBA, a su discreción, puede emitir una respuesta a una solicitud de corrección presentada durante el período de comentario público sobre una actividad normativa o similar, separada y fuera del proceso de elaboración de normas y antes de la publicación de un documento final. Esas circunstancias podrían incluir el caso en que se retrasara la publicación de una norma definitiva o en que el daño a la parte afectada fuera sustancial si la SBA esperara a abordar la solicitud de corrección en la norma definitiva. Sin embargo, si la SBA difunde nueva información en la norma definitiva, esa información estaría sujeta al mecanismo administrativo descrito en la sección 9 de las presentes Directrices. De lo contrario, la SBA se reserva el derecho de rechazar una solicitud de corrección, relativa a la información de un documento final, si esa solicitud pudiera haberse hecho durante el período de comentarios públicos previsto.

Las partes interesadas tienen la libertad de plantear cuestiones relativas a la conveniencia de utilizar estas Directrices en una situación particular. La SBA considerará si las Directrices son apropiadas en esa situación.

La SBA podrá revisar estas Directrices de vez en cuando. La SBA agradece los comentarios sobre el contenido de las Directrices en cualquier momento y los tendrá en cuenta en cualquier revisión futura de las mismas.

Estas Directrices no imponen ningún requisito adicional a la SBA durante los procedimientos de adjudicación, que son procedimientos ante la SBA en los que los derechos y deberes de partes específicas en un asunto concreto se resuelven mediante el ejercicio de la autoridad "judicial" de la SBA a través de conclusiones de hecho y determinaciones jurídicas (véase el 13 CFR Parte 134). Las presentes Directrices no otorgan a las partes en los procedimientos judiciales ningún derecho adicional de objeción o apelación.

Estas Directrices representan la política y la orientación de procedimiento de la SBA y no son reglamentos de la SBA. Por lo tanto, las Directrices no tienen la fuerza y el efecto de la ley, y no crean ningún derecho legal ni imponen ningún requisito u obligación legalmente vinculante a la SBA o al público.

Estas Directrices en sí mismas no representan una decisión final de la agencia, y no dirigen ni rigen ninguna decisión final de la agencia por la SBA. Más bien, la SBA tomará sus decisiones en relación con cada asunto presentado para su decisión, basándose en los estatutos y reglamentos aplicables existentes en el momento de tomar su decisión.