Guía de solicitud bajo la Ley de Privacidad

La SBA no cobra por la búsqueda o revisión de los registros divulgados por un sistema de registros de la Ley de Privacidad, si estos son solicitados por la persona a la que pertenece el registro, y si proporciona una sola copia gratuita para la revisión del solicitante. Sin embargo, para las copias de los registros divulgados por sistemas de registros de la Ley de Privacidad bajo la autoridad de la Ley de Libertad de Información (FOIA, por sus siglas en inglés), se cobran las tarifas aplicables a la tramitación de las solicitudes FOIA, tal como se describe en el reglamento de la SBA, parte 102.6 (solo en inglés).

Una vez que la SBA haya procesado una solicitud, se escribirá una carta de determinación inicial. En esa carta, se indicará si la SBA retiene alguna información bajo una o más de las exenciones de la Ley de Privacidad (tal como se explica a continuación).

Hay dos exenciones generales y siete específicas en la Ley de Privacidad. Las dos exenciones generales cubren:

• todos los registros mantenidos por la Agencia Central de Inteligencia (no aplicable a la SBA)
• registros seleccionados mantenidos por una agencia o componente de esta que realiza como funciones principales cualquier actividad relacionada con la aplicación de las leyes penales (solo utilizado por la Oficina del Inspector General de la SBA)

Además, la Ley de Privacidad proporciona siete exenciones específicas:

• Información debidamente clasificada en interés de la defensa nacional o la política internacional.
• Material de investigación recopilado con fines de aplicación de la ley que no esté cubierto por las exenciones generales. La exención específica para la aplicación de la ley está limitada cuando, como resultado del mantenimiento de los registros, se le niega a una persona cualquier derecho, privilegio o beneficio al que tendría derecho por la ley federal o al que tendría derecho en otra circunstancia. En esos casos, se exige la divulgación, salvo cuando se revele la identidad de una fuente confidencial que haya facilitado información al gobierno con la promesa expresa de que la identidad de la fuente se mantendría en secreto.
• Información mantenida en relación con la prestación de servicios de protección al presidente de los Estados Unidos o a otras personas que reciben protección del Servicio Secreto.
• La información que la ley exige que se mantenga y se utilice únicamente como registros estadísticos.
• Material de investigación recopilado únicamente con el fin de determinar la aptitud, la elegibilidad o las cualificaciones para el empleo civil federal, el servicio militar, los contratos federales o el acceso a información clasificada, pero solo en la medida en que la divulgación de ese material revele la identidad de una fuente que haya facilitado información al gobierno con la promesa expresa de que la identidad de la fuente se mantendría en secreto.
• Material de pruebas o exámenes utilizado únicamente para determinar las cualificaciones individuales para el nombramiento o el ascenso al servicio federal, pero solo en la medida en que la divulgación de ese material comprometa la objetividad o la equidad del proceso de prueba o examen.
• Material de evaluación utilizado para determinar las posibilidades de ascenso en las fuerzas armadas, pero solo en la medida en que la divulgación de ese material revele la identidad de una fuente que haya facilitado información al gobierno con la promesa expresa de que la identidad de la fuente se mantendría en secreto.

Al recibir la carta de determinación inicial de la SBA, el solicitante tendrá 60 días corridos para presentar una apelación, si es que la SBA ha decidido negar una solicitud bajo la Ley de Privacidad para lo siguiente:

• Acceso a los registros
• Enmienda o corrección de los registros

Todas las apelaciones deben ser hechas por escrito, dirigidas a esta oficina tal como se identifica en la carta de determinación inicial de la SBA, y dirigidas a la siguiente dirección:

FOI/PA Office
U.S. Small Business Administration
409 3rd St., SW
Washington, DC 20416

Esta oficina tomará una determinación por escrito. Una decisión que afirme una determinación adversa, en su totalidad o en parte, incluirá una breve declaración de la(s) razón(es), incluirá cualquier exención de la Ley de Privacidad aplicada e informará al solicitante de las disposiciones de la Ley de Privacidad para que el tribunal revise la decisión. Si la determinación adversa es revocada o modificada en su totalidad o en parte, notificaremos al solicitante que su solicitud será reprocesada de acuerdo con la decisión del tribunal de apelación.

Leyes y directrices federales (la mayoría en inglés)

• Ley de Gobierno Electrónico de 2002, Sec. 208 sobre Disposiciones de Privacidad (ver Apéndice B)
• Ley de Privacidad (5 U.S.C. 552a)
• Circular A-130 de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés): Administración de Recursos de Información Federal, Apéndice I Sobre el Mantenimiento de Registros de Personas
• Regulaciones de la Ley de Privacidad de la Oficina de Administración de Personal Sobre Registros de Personal (5 CFR 297)
• Página de la SBA en español sobre Ley de Libertad de Información
• Lista de referencias a la Ley de Privacidad y FOIA del Departamento de Justicia
• Lista de referencias a la Ley de Privacidad (FOIA, por sus siglas en inglés) 

Requisitos de privacidad en inglés sobre páginas web (en inglés)

• Política de privacidad de la Oficina de Administración y Presupuesto (OMB, por sus siglas en inglés) para páginas web federales
• Cumpliendo con la Ley de Protección de la Privacidad de los Niños en Línea (cuando los sitios web están dirigidos a niños menores de 13 años). Directrices de la Comisión Federal de Comercio
• Directrices de la OMB sobre la Ley de Gobierno Electrónico de 2002, Sec. 208 Sobre Disposiciones de Privacidad

Otras leyes y pautas que respaldan la Ley de Privacidad (en inglés)

• Ley de Libertad de Información (5 U.S.C. 552)
• Ley de Reducción de Trámites de 1995 (modificada por la Ley Clinger-Cohen) (44 U.S.C. 3501)
• Ley Federal de Modernización de la Seguridad de la Información

Bajo la Ley de Privacidad, usted puede solicitar:

• acceso a los registros que le conciernen y que se encuentran en un sistema de registros de la Ley de Privacidad
• un informe de las divulgaciones de la SBA de su información personal a otros, y/o
• la corrección o enmienda de los registros sobre usted que se mantengan en un sistema de registros de la Ley de Privacidad

También puede hacer solicitudes a nombre de un niño menor de edad, si usted es el padre o tutor legal del niño y demuestra que está actuando en su mejor interés.

Para evitar demoras en el procesamiento, su solicitud debe incluir tres elementos básicos:

• Una declaración solicitando el acceso o pidiendo la corrección/modificación de los registros bajo la Ley de Privacidad (o la Ley de Privacidad y FOIA, tal como se ha descrito anteriormente).
• Su nombre, dirección, fecha de nacimiento, número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés, si lo tiene), firma y prueba de identidad (como se indica más adelante).
• Una descripción de los registros o la información solicitada de la manera más específica posible. Siempre que sea posible, se deben identificar los sistemas de registros de la Ley de Privacidad de la SBA que usted desea que la agencia busque.

Puede presentar una solicitud de la Ley de Privacidad por escrito y firmada a la SBA en persona o por correo o fax a su oficina local, al programa que usted cree que mantiene los registros que busca, o a nuestra oficina. Las direcciones de todas las oficinas locales y de los programas de la SBA están disponibles en nuestro sitio web. Las solicitudes bajo la Ley de Privacidad también pueden presentarse por medio de FOIAonline (solo en inglés). Las solicitudes FOIA pueden presentarse por correo electrónico, fax o correo impreso. Las solicitudes de la Ley de Privacidad pueden presentarse por fax o en copia impresa, ya que una firma debe acompañar a las solicitudes de la Ley de Privacidad.

Cuando nuestra oficina reciba una solicitud de la Ley de Privacidad, proporcionaremos al solicitante un acuse de recibo por escrito de su solicitud. La carta indicará el nombre y el número de teléfono de la oficina de la SBA a la que se remite su solicitud y con quién debe ponerse en contacto si tiene preguntas sobre el procesamiento y/o el estado de la solicitud. Un programa de la SBA o una oficina local que reciba una solicitud directamente la procesará, si determina que es la oficina correcta. Si la oficina receptora determina que no es la mejor oficina para procesar la solicitud, se notificará al solicitante cual oficina(s) de la SBA responderá(n) a su solicitud.

El procesamiento depende de si el solicitante está buscando acceso o solicitando la corrección o enmienda de sus registros, de la siguiente manera:

• Acceso a los registros: El administrador del sistema de la Ley de Privacidad de los registros identificados en la solicitud, o quien probablemente tenga los registros que responden buscará los registros que responden. Normalmente la búsqueda incluirá sólo los registros que estén en posesión de la oficina en la fecha en que ésta comience a buscarlos. El administrador del sistema determinará si se puede conceder el acceso, preparará la respuesta de la agencia que se envíe y proporcionará una copia de los registros que se puedan dar a conocer; y
• Correcciones o enmiendas: El administrador del sistema que tenga el control del registro o registros que se solicitan para su corrección o enmienda, determinará si autoriza o niega la solicitud y preparará la respuesta de la agencia que se envíe.

La Ley de Privacidad no impone un plazo de respuesta para las respuestas de las agencias a las solicitudes. Sin embargo, el reglamento de la SBA establece que enviará un acuse de recibo por escrito de una solicitud en un plazo de 10 días hábiles y que se notificará a un solicitante la determinación de la agencia sobre su solicitud de la Ley de Privacidad en un plazo de 30 días hábiles a partir de la recepción de la solicitud. La SBA tiene la responsabilidad legal de responder a una solicitud de corrección o enmienda dentro de 10 días hábiles.

Si un solicitante sigue estando en desacuerdo con la decisión de la agencia en relación con su apelación de una denegación relacionada con la corrección o enmienda de los registros especificados, puede presentar una declaración escrita de desacuerdo a la oficina que mantiene el registro en cuestión. Esa oficina señalará el registro original para indicar que la información está disputada, que existe una declaración de desacuerdo y que la declaración de desacuerdo se encuentra en el sistema de registros.

Si un solicitante ha presentado una apelación y/o una declaración de desacuerdo, pero sigue creyendo que la SBA no ha tramitado su solicitud de acuerdo con la Ley de Privacidad, tiene derecho a reclamar la decisión de la agencia por medio de una demanda judicial. La respuesta a la apelación de esta oficina informará al solicitante de que puede presentar su demanda ante el tribunal distrital de los Estados Unidos en el distrito en el que reside o tiene un domicilio comercial principal, el distrito en el que se mantienen los registros pertinentes de la agencia, o el Distrito de Columbia.

La Ley de Privacidad también proporciona un recurso civil cuando una agencia no mantiene registros de manera precisa, completa, oportuna y/o pertinente, como es necesario para garantizar la equidad en cualquier determinación de la agencia, en caso de que ésta tome una determinación que sea adversa a los intereses de una persona. También pueden demandar a una agencia por no cumplir cualquier otra disposición de la Ley de Privacidad de manera que les afecte negativamente.

Las normas de privacidad de esta oficina se establecen en el Título 13, Parte 102, Subparte B, del Código de Regulaciones Federales (solo en inglés).

Una persona puede presentar una solicitud de información bajo la Ley de Privacidad solo si es ciudadano estadounidense o un extranjero que ha sido admitido legalmente como residente permanente en los Estados Unidos.

Además, solo pueden solicitar información a la SBA que se mantenga en cualquiera de los sistemas de registros de la Ley de Privacidad (solo en inglés) de la SBA. Estos sistemas contienen información relacionada con diversas categorías de personas, entre las que se incluyen los empleados, contratistas, consultores, clientes, solicitantes y licenciatarios actuales y previos de la SBA.

Una persona puede solicitar acceso a los registros relativos a un niño menor de edad, si es el padre o el tutor legal del niño y demuestra que actúa en el interés superior del niño. Además, una persona puede solicitar el acceso a los expedientes relativos a otra persona elegible, siempre y cuando esta persona pueda proporcionar una autorización verificable por escrito de la persona que la designe como representante para que actúe a nombre suyo. Sin embargo, cualquier persona que solicite u obtenga voluntariamente cualquier información con engaños es culpable de un delito menor y puede ser multado hasta $5,000, en cumplimiento con el artículo 5 U.S.C. 552a(i)(3).

Esta oficina tiene la responsabilidad de la Ley de Privacidad y la Ley de Libertad de Información (FOIA, por sus siglas en inglés), las cuales establecen la presunción de que toda persona tiene derecho a solicitar el acceso a los registros en posesión del poder ejecutivo del gobierno federal.

Si bien las dos leyes se consideran como leyes complementarias, tienen procedimientos y exenciones diferentes. En consecuencia, la información que está exenta de divulgación bajo los términos de una ley podría ser divulgada bajo la otra. A fin de aprovechar al máximo ambas leyes, deberá citar ambas cuando solicite el acceso a los registros de la SBA que contengan información solo sobre usted. Cuando se solicitan registros que contienen información sobre otras personas o entidades, solo se aplica la Ley de Libertad de Información (FOIA).

Es la política de la SBA manejar automáticamente las solicitudes, de manera que se maximice la cantidad de información que se puede divulgar. Si hay alguna duda sobre qué ley debe utilizar para solicitar información a la SBA, cite ambas leyes.

Si bien ninguna de las dos leyes otorga un derecho absoluto a examinar los documentos del gobierno, ambas leyes otorgan el derecho a solicitar registros y a recibir una respuesta a una solicitud, y también el derecho a apelar la denegación y, de ser necesario, a impugnarla o refutarla ante los tribunales (como se examina en otra parte de la presente guía).