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Averigüe si necesita registrar su empresa
La ubicación y estructura de la empresa determinan la manera de su registro. Decidir primero esos factores hará sencillo el registro.
Para la mayoría de pequeñas empresas, es tan simple como registrar el nombre de su empresa ante los gobiernos estatales y locales.
En algunos casos, ni siquiera es necesario registrarse. Si hace negocios como persona física, con su nombre legal, no necesita registro alguno. Pero recuerde que, si no registra su empresa, puede perder la protección de responsabilidad personal y beneficios tanto legales como fiscales.
Regístrese ante las agencias federales
Información sobre los beneficiarios efectivos
A partir del 1º de enero 2024, muchas empresas estadounidenses tendrán que proporcionar información sobre sus beneficiarios efectivos, es decir, las personas que en última instancia poseen o controlan la empresa. Tendrán que comunicar la información a la Red para hacer cumplir la ley contra violaciones financieras (FinCEN, por sus siglas en inglés, página solo en inglés). FinCEN es una oficina del Departamento del Tesoro de Estados Unidos. El proporcionar información sobre la propiedad beneficiaria es un requisito de la Ley de Transparencia Corporativa de 2021.
Las empresas obligadas a cumplir (“empresas declarantes”) deben tramitar sus informes iniciales para las fechas siguientes:
- Empresas existentes: Empresas declarantes creadas o registradas para operar en los Estados Unidos antes del 1º de enero 2024 tienen que registrarse antes del 1º de enero 2025.
- Empresas nuevamente creadas o registradas: Empresas declarantes creadas o registradas para operar en los Estados Unidos en 2024 tienen 90 días naturales para registrarse después de recibir el aviso público o actual de que la creación o registración de su empresa sea efectiva.
Declarar información de los beneficiarios efectivos no es un requisito anual. Solo se necesita tramitar el informe una vez, al menos de que la empresa necesite actualizar o corregir su información. Registrarse es fácil, seguro, y gratis. Lea más sobre la declaración de información de los beneficiarios efectivos en www.fincen.gov/boi (solo en inglés).
Otros requisitos de informes
Otros requisitos de declaraciones empresariales dependen de la naturaleza de su negocio. La mayoría de las empresas deberán solicitar una identificación tributaria federal. Algunas pequeñas empresas necesitan registrarse ante el gobierno federal para tener protección de marca comercial u obtener una exención impositiva.
- Si quiere una marca comercial, marca o nombre de producto, solicítelo ante la Oficina de Patentes y Marcas Comerciales de los Estados Unidos (solo en inglés) una vez que constituya su empresa.
- Si desea una exención impositiva como una corporación sin fines de lucro, registre su empresa como entidad exenta de impuestos ante el IRS.
- Para crear una corporación S, necesita presentar el formulario 2553 ante el IRS (solo en inglés).
Regístrese ante las agencias estatales
Si su empresa es una corporación LLC, una sociedad o una corporación sin fines de lucro, probablemente tenga que registrarse en cualquier estado en los que realice actividades empresariales.
En general, se considera que realiza actividades empresariales en un estado cuando:
- su empresa tiene presencia física en el estado
- tiene reuniones frecuentes en persona con clientes en ese estado
- una porción significativa de los ingresos de su compañía proviene de ese estado
- cualquiera de sus empleados trabaja en ese estado
En algunos estados se permite registro en línea; en otros deben entregar documentos impresos, ya en persona o por correo.
La mayoría de los estados exigen registrarse ante la oficina de la Secretaría de Estado, la Oficina de Negocios o alguna agencia de negocios.
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Consiga un agente registrado
Si su empresa es una corporación LLC, una sociedad o una corporación sin fines de lucro, usted necesitará un agente registrado en su estado para presentar los documentos.
Los agentes registrados reciben los papeles oficiales y los documentos legales a nombre de su empresa y deben estar radicados en el estado donde usted se registre.
Muchos empresarios prefieren recurrir a los servicios de agentes registrados en vez de hacerlo por sí mismos.
Solicite la calificación de foránea
Si su LLC, corporación, asociación o corporación sin fines de lucro realiza actividades de negocios en más de un estado, podría necesitar formar su empresa en un estado y después solicitar la calificación de foránea en los demás estados donde actúe su empresa.
En el estado en donde forme su empresa será considerada local, mientras que en todos los demás estados será considerada foránea. La calificación de foránea le avisa al estado que ahí está actuando una empresa foránea.
Las empresas calificadas de foráneas generalmente necesitan pagar impuestos y cuotas de reporte anual tanto en su estado de formación como en los estados donde estén calificadas de foráneas.
Para ser calificada de foránea, presente un Certificado de autoridad ante el estado. Muchos estados también requieren un Certificado de vigencia emitido por el estado de formación. Cada estado cobra una cuota de presentación, pero el monto varía según el estado y la estructura de la empresa.
Consulte en las oficinas estatales para averiguar los requisitos y las cuotas de calificación de foránea.
Presente los documentos del estado y las cuotas
En la mayoría de los casos, el costo total de registrar una empresa es de menos de $300, pero las cuotas varían según el estado y la estructura de negocio.
Los datos que generalmente necesita son:
- Nombre de la empresa
- Ubicación de la empresa
- Propiedad, estructura administrativa o directores
- Información del agente registrado
- Número y valor de las acciones (si es una corporación)
Los documentos que necesita, y lo que vaya en ellos, varía según el estado y la estructura del negocio.
| Estructura del negocio | Documento | Descripción |
|---|---|---|
| LLC | Acta constitutiva | Documento simple con los fundamentos de la LLC. Contiene información de la empresa como nombre, dirección, miembros y agente registrado. |
| LLC | Acuerdo operativo de la LLC | Detalles de la estructura de las decisiones financieras y funcionales de la empresa. Define cómo se toman decisiones comerciales clave, así como los deberes, las facultades y responsabilidades de cada miembro. Su elaboración es muy recomendable para protección suya y del negocio, aunque el estado no lo exija. |
| Sociedad en comandita | Certificado de sociedad en comandita | Documento simple en que se asientan los fundamentos de la sociedad. Le notifica al estado la existencia de la sociedad y contiene información comercial básica como nombre, dirección y nombre de los miembros de la empresa. No todos los estados lo requieren; en algunos tiene nombre diferente. |
| Sociedad en comandita | Acuerdo de sociedad en comandita | Es un documento interno obligatorio entre todos los socios, que define cómo se toman las decisiones de la empresa, los deberes, las facultades y responsabilidades de cada socio. Su elaboración es muy recomendable para protección suya y del negocio, aunque el estado no lo exija. |
| Sociedad de responsabilidad limitada | Certificado de sociedad de responsabilidad limitada | Documento simple con los fundamentos de la sociedad de responsabilidad limitada. Le notifica al estado la existencia de la sociedad y contiene información comercial básica como nombre de la empresa, dirección y nombre de los miembros de la empresa. No todos los estados lo requieren; en algunos tiene nombre diferente. |
| Sociedad de responsabilidad limitada | Acuerdo de sociedad de responsabilidad limitada | Es un documento interno obligatorio entre todos los socios, que define cómo se toman las decisiones de la empresa, los deberes, las facultades y responsabilidades de cada socio. Su elaboración es muy recomendable para protección suya y del negocio, aunque el estado no lo exija. |
| Corporación (cualquier tipo) | Acta constitutiva | También llamada certificado de constitución; es un documento legal exhaustivo que establece las directrices básicas de la empresa. Se requiere en todos los estados donde opere la empresa. Sus datos más comunes son el nombre de la empresa, el objetivo, el número de acciones ofrecidas, el valor de las acciones, los directores y funcionarios. |
| Corporación (cualquier tipo) | Estatutos o resoluciones | Los estatutos (llamados resoluciones en caso de corporaciones sin fines de lucro) son los documentos internos que rigen la corporación. Definen cómo se toman las decisiones clave, así como los deberes, las facultades y responsabilidades de los funcionarios y accionistas. Su elaboración es muy recomendable para protección suya y del negocio, aunque el estado no lo exija. |
Además, algunos estados requieren que registre el nombre con el que opera (doing business as [DBA]), un nombre comercial o ficticio, si es que lo usa.
Regístrese ante las agencias locales
Por lo general, no necesita registrarse ante el gobierno del condado o de la ciudad para formar su empresa.
Pero si su empresa es una LLC, corporación, sociedad o corporación sin fines de lucro, quizá necesite solicitar licencias y permisos del condado o la ciudad.
Algunos condados y ciudades requieren que registre el nombre con el que hace negocios (DBA), un nombre comercial o ficticio, si es que lo usa.
Los gobiernos locales determinan los requisitos de registro, licencias y permisos, así que consulte los sitios Web del gobierno local para averiguar lo que necesita hacer.
Manténgase actualizado con los requisitos de registro
Algunos estados requieren que presente informes poco después de registrarse, lo que depende de la estructura de su empresa.
Podría necesitar la presentación de documentos adicionales en el consejo estatal de impuestos o el consejo de impuestos de franquicias.
Esta documentación en general se considera como informe inicial o registro ante el consejo de impuestos; en la mayoría de los casos hay que presentarla 30 a 90 días después de haberse registrado en el estado.
Consulte en la oficina de impuestos o el consejo de impuestos de franquicias de su localidad para que sepa si aplica para usted.